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Remote oder Office: welchen Weg Unternehmen ein Jahr nach Aufhebung der Beschränkungen wählen

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Remote oder Office: welchen Weg Unternehmen ein Jahr nach Aufhebung der Beschränkungen wählen

Seit eineinhalb Jahren lebt die ganze Welt unter pandemischen Bedingungen und Einschränkungen. Fast alle Unternehmen in Russland haben ihre Mitarbeiter seit der Ankündigung der Abriegelung im März 2020 auf Fernarbeit umgestellt (wenn es möglich war). Erst im Juni begannen sich die Beschränkungen allmählich zu lockern.

Heute kehren die Unternehmen allmählich in den Modus vor der Aussperrung zurück, haben aber deutliche Veränderungen erfahren. So hat das Beratungsunternehmen Knight Frank Ende Mai eine Umfrage unter 400 internationalen Unternehmen durchgeführt und herausgefunden, dass ein Drittel der Mieter weltweit plant, die Ausgaben für Büros um mehr als 10 % zu reduzieren.Weitere zwei Drittel haben ihre Sparpläne bereits angepasst, indem sie die Büroflächen umstrukturieren.

Wir haben uns entschlossen, mit Vertretern großer Unternehmen in Russland zu sprechen und herauszufinden, wie sich ihr Büroleben in dem Jahr seit der Aufhebung der Beschränkungen verändert hat.

DRINGENDES UMDENKEN

Der russische Präsident Wladimir Putin hielt am 25. März eine Fernsehansprache. Dies war eigentlich der Beginn der Abriegelung.

Die Mail.ru Group teilte der Redaktion von Made in Russia jedoch mit, dass der IT-Konzern bereits am 15. März mehr als 7,5 Tausend seiner Mitarbeiter auf Fernarbeit umgestellt hat, und das innerhalb eines Tages. Und bereits im April begann der Übergangsprozess zu einem hybriden Büroformat. Das heißt, die Mitarbeiter kommen nun nicht mehr zur täglichen Arbeit ins Büro, sondern um gemeinsam Ideen zu entwickeln und in Teams zusammenzuarbeiten. Dabei entscheidet jede Geschäftseinheit selbst, wie sie am besten arbeitet: per Fernzugriff, in einer klassischen Arbeitsvariante oder in einer hybriden Form.

Kaspersky Lab hat damit begonnen, Mitarbeiter zum Remote-Arbeiten zu schicken, zuerst in Regionen mit einer großen Anzahl von Infektionen und dann überall dort, wo das Unternehmen Büros hat.

Das Unternehmen benötigte zwei Wochen, um alle Mitarbeiter (weltweit sind es 4.000) zu entsenden. Kirill Shiryaev, Leiter des Human Resources Center of Expertise von Kaspersky Lab, erzählte dem Projekt Made in Russia.

Da alle Unternehmen zum ersten Mal alle Arbeitsprozesse komplett neu konfigurieren mussten, waren viele Aufgaben für sie neu.

Kaspersky Lab richtete eine Arbeitsgruppe zur Überwachung der Coronavirus-Situation ein, der Vertreter aus nahezu allen Abteilungen angehörten, und entwickelte einen speziellen Leitfaden für die Umstellung des Personals auf die Arbeit per Fernzugriff.

"Aus technischer Sicht haben unsere Kollegen selbst schnell genug verstanden, was sie während der Zeit der Selbstisolierung benötigen würden: Sie baten darum, Laptops auszugeben, den Zugang zu Ressourcen über VPN und den Fernzugriff auf Desktops zu ermöglichen, Firmen-E-Mails auf Smartphones einzurichten", so Shiryaev.

Die Belastung für den IT-Support und die HR-Abteilung war in diesen Tagen viel höher. Zum Beispiel musste die Personalabteilung in den ersten drei Wochen der Fernarbeit etwa 1,5 Tausend Anfragen von Mitarbeitern bearbeiten. Das ist fünfmal mehr als der übliche Fluss.

Die Mail.ru Group teilte alle Aufgaben, die mit der Einrichtung der Arbeitsprozesse in den neuen Realitäten verbunden waren, in mehrere Gruppen auf. Im ersten Fall ging es um die technische Ausstattung - die Ausgabe von Geräten, die Einrichtung des Fernzugriffs und die Bereitstellung der Möglichkeit zur Teilnahme an Videokonferenzen.

Darüber hinaus war es erforderlich, alle HR-Prozesse so anzupassen, dass sie aus der Ferne arbeiten können, um Hardware auszugeben und Dokumente bei der Einstellung zu unterschreiben, ohne das Büro zu besuchen. "Dank dessen haben wir die Einstellung nicht einen einzigen Tag lang gestoppt, selbst in den Zeiten der schwersten epidemiologischen Einschränkungen", - betont das Unternehmen.

Danach begann die Anpassung anderer Unterstützungsdienste an das neue Arbeitsformat, einschließlich des Dienstes der psychologischen Betreuung, der Organisation des Sporttrainings, der Ausbildungsprogramme, der Familien- und Kinderfreizeitaktivitäten. "Wir erweiterten die VMI-Programme und organisierten Unterstützung für diejenigen, die krank werden, medizinische Online-Konsultationen und Tests", fügte die IT-Holding hinzu.

WIRD ES EINE RÜCKKEHR IN DIE BÜROS GEBEN?

Der Pressedienst von "Sber" teilte unserer Redaktion mit, dass die Bank bis heute drei Optionen für den Arbeitsmodus hat (Remote, Office oder Hybrid), und die Mitarbeiter können die für sie am besten geeignete wählen. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel keine Kunden betreut und nicht mit persönlichen Daten arbeitet, kann er von zu Hause aus arbeiten oder nur einige Male pro Woche ins Büro kommen.

Zwischen der Hälfte und 80 % der Mitarbeiter der Bank arbeiten jetzt in Sber-Büros in verschiedenen Regionen.

"Ein Teil der Mitarbeiter hat sich dafür entschieden, im Hybridmodus zu arbeiten. Und wir haben beschlossen, dass wir nach der Pandemie etwa 30 % unserer Mitarbeiter im gemischten oder Remote-Modus belassen werden. Wir haben die Einsparungen und die Reduzierung der entsprechenden Bürofläche bereits berechnet und in unserem neuen Geschäftsplan berücksichtigt", so die Pressestelle.

Auch die Mitarbeiter der Mail.ru Group kehren nach und nach in die Büros zurück, allerdings nur diejenigen, die selbst den Wunsch geäußert haben, im traditionellen oder hybriden Modus zu arbeiten. Etwa ein Drittel aller Mitarbeiter hat sich entschieden, weiterhin aus der Ferne zu arbeiten.

Nach Aufhebung der Beschränkungen will das Unternehmen die Mehrheit der Mitarbeiter remote arbeiten lassen. Lediglich für Veranstaltungen, Brainstorming-Sitzungen und strategische Sitzungen ist eine Rückkehr ins Büro geplant.

Das Unternehmen sagte, dass es seine Fläche nicht reduzieren wird, sondern in den bestehenden Büros einen neuen Kommunikationsraum für die Entstehung von Innovationen und Ideen schaffen will. "Dafür werden neue Technologiebereiche für die Interaktion im Team, einzelne Besprechungsräume oder Steharbeitsbereiche geschaffen", so die IT-Holding.

Das Management von Kaspersky Lab hat beschlossen, das Remote-Arbeitsformat bis Oktober zu verlängern. Einige Mitarbeiter (jedoch nicht mehr als 30 %, um effektive Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten) können jedoch ins Büro kommen, wenn sie dies wünschen.

WIE HAT DAS PANDEMIEJAHR DEN BETRIEB VERÄNDERT?

Trotz der Schwierigkeiten im letzten Jahr konnte die Mail.ru Group ihr Geschäft skalieren und den Umsatz um 21,2 % auf 107 Milliarden Rubel steigern, indem sie den Benutzern verschiedene Produkte und Technologien zur Verfügung stellte.

Viele Unternehmen haben während der Quarantäne ihre internen Prozesse überdacht und sind sensibler für Mitarbeiteranfragen geworden. Kaspersky Lab zum Beispiel führt regelmäßig "Pulsbefragungen" durch, um zu verstehen, wie man das Klima im Unternehmen verbessern kann.

"Es gab einen interessanten Moment: Bei einer dieser Umfragen stellte sich heraus, dass die Mitarbeiter zu Hause einen starken Mangel an den üblichen Computerstühlen hatten - und wir schlugen vor, dass die Mitarbeiter diese aus dem Büro mitnehmen sollten", erzählte Kirill Shiryaev.

Insgesamt ist die Pandemie für viele Unternehmen zu einer ernsthaften Herausforderung geworden und hat sie gezwungen, in kurzer Zeit nicht-triviale Entscheidungen zu treffen und dabei Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu zeigen - Eigenschaften, die auch in der neuen wirtschaftlichen Realität, die sich noch im Entstehen befindet, zu den wichtigsten gehören dürften.

Made in Russland // Made in Russia

Autorin: Ksenia Gustova

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