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A distancia o en la oficina: qué camino eligen las empresas un año después de que se hayan levantado las restricciones

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A distancia o en la oficina: qué camino eligen las empresas un año después de que se hayan levantado las restricciones

Desde hace un año y medio, todo el mundo vive en condiciones de pandemia y restricciones. Casi todas las empresas de Rusia han trasladado a sus empleados al trabajo a distancia (si era posible) desde el anuncio del bloqueo en marzo de 2020. No fue hasta junio cuando las restricciones empezaron a suavizarse gradualmente.

En la actualidad, las empresas están volviendo poco a poco al modo anterior al bloqueo, pero habiendo sufrido claros cambios. Por ejemplo, a finales de mayo la consultora Knight Frank realizó una encuesta entre 400 empresas internacionales y descubrió que un tercio de los inquilinos de todo el mundo tiene previsto reducir el gasto en oficinas en más de un 10%.Otros dos tercios ya han ajustado sus planes de ahorro mediante la reestructuración del espacio de oficinas.

Decidimos hablar con representantes de las principales empresas de Rusia y averiguar cómo ha cambiado su vida de oficina en el año transcurrido desde que se levantaron las restricciones.

REPLANTEAMIENTO URGENTE

El Presidente ruso Vladimir Putin pronunció un discurso televisado el 25 de marzo. Este fue, de hecho, el comienzo del cierre.

Sin embargo, el Grupo Mail.ru informó a los editores de Made in Russia que la corporación informática transfirió a más de 7,5 mil de sus empleados al trabajo a distancia el 15 de marzo, y que sólo tardó un día en hacerlo. Y ya en abril comenzó el proceso de transición a un formato de oficina híbrido. Es decir, ahora los empleados pueden acudir a la oficina no para el trabajo diario, sino para generar ideas juntos e interactuar en equipo. Al mismo tiempo, cada unidad de negocio decide por sí misma la mejor forma de trabajar: a distancia, elegir una opción de trabajo clásica o una forma híbrida.

Kaspersky Lab ha empezado a enviar a sus empleados a trabajar a distancia, primero en regiones con un gran número de infecciones y luego en todos los demás lugares donde la empresa tiene oficinas.

La empresa tardó dos semanas en desplegar a toda su plantilla (que incluye 4.000 empleados en todo el mundo). Kirill Shiryaev, director del Centro de Recursos Humanos de Kaspersky Lab, declaró al proyecto Made in Russia.

Como todas las empresas debían reconfigurar por completo todos los procesos de trabajo por primera vez, muchas tareas eran nuevas para ellas.

Kaspersky Lab creó un grupo de trabajo para supervisar la situación del coronavirus, que incluía representantes de prácticamente todos los departamentos, y elaboró una guía especial de transición para que el personal trabajara a distancia.

"Desde el punto de vista técnico, nuestros propios colegas comprendieron rápidamente lo que necesitarían durante el periodo de autoaislamiento: pidieron que se les entregaran ordenadores portátiles, que se les facilitara el acceso a los recursos a través de VPN y el acceso remoto a los ordenadores de sobremesa, y que se configurara el correo electrónico corporativo en los smartphones", explica Shiryaev.

La carga de los departamentos de apoyo informático y de recursos humanos era mucho mayor estos días. Por ejemplo, el departamento de RRHH tuvo que procesar unas 1.500 solicitudes de empleados durante las tres primeras semanas de trabajo a distancia. Esto es cinco veces más que el flujo habitual.

El Grupo Mail.ru dividió en varios grupos todas las tareas de puesta en marcha de los procesos de trabajo en las nuevas realidades. En el primer caso se trataba del equipamiento técnico: la entrega de equipos, la configuración del acceso remoto y la posibilidad de participar en videoconferencias.

Además, fue necesario adaptar todos los procesos de RRHH para trabajar a distancia, de forma que se pudieran emitir equipos y firmar documentos durante la contratación sin necesidad de acudir a la oficina. "Gracias a ello, no dejamos de contratar ni un solo día, ni siquiera en los periodos de mayor restricción epidemiológica", - subraya la corporación.

Posteriormente, se inició la adaptación de otros servicios de apoyo al nuevo formato de trabajo, entre ellos un servicio de asistencia psicológica, la organización de entrenamientos deportivos, programas de formación, actividades de ocio familiar e infantil. "Ampliamos los programas de VMI y organizamos el apoyo a los enfermos, las consultas médicas en línea y las pruebas", añadió el holding informático.

¿HABRÁ VUELTA A LAS OFICINAS?

El servicio de prensa de "Sber" dijo a nuestra redacción que hasta la fecha el banco tiene tres opciones de modo de trabajo (a distancia, en la oficina o híbrido), y el personal puede elegir la más adecuada para él. Por ejemplo, si un empleado no atiende a clientes y no trabaja con datos personales, puede trabajar desde casa o acudir a la oficina sólo varias veces a la semana.

Entre la mitad y el 80% de los empleados del banco trabajan ahora en las oficinas de Sber en diferentes regiones.

"Una parte de la plantilla ha optado por trabajar en modo híbrido. Y hemos decidido que después de la pandemia dejaremos a un 30% de nuestro personal en modo mixto o remoto. Ya hemos calculado el ahorro y la reducción del espacio de oficina correspondiente y lo hemos tenido en cuenta en nuestro nuevo plan de negocio", dijo la oficina de prensa.

Los empleados del Grupo Mail.ru también están volviendo gradualmente a las oficinas, pero sólo los que han expresado su deseo de trabajar en modo tradicional o híbrido. Aproximadamente un tercio de la plantilla ha decidido seguir trabajando a distancia.

Una vez que se levanten las restricciones, la empresa tiene la intención de que la mayoría de las personas trabajen a distancia. Sólo está previsto que vuelvan a la oficina los eventos, las sesiones de brainstorming y las sesiones estratégicas.

La corporación dijo que no reducirá su espacio, pero quiere formar en las oficinas existentes un nuevo espacio de comunicación para la creación de innovaciones e ideas. "Para esta tarea se crearán nuevas áreas tecnológicas para la interacción de los equipos, salas de reuniones individuales o áreas de trabajo de pie", dijo el holding informático.

La dirección de Kaspersky Lab decidió ampliar el formato de trabajo a distancia hasta octubre. Sin embargo, algunas personas (pero no más del 30% para garantizar unas medidas de seguridad eficaces) podrán acudir a la oficina si lo desean.

¿CÓMO HA CAMBIADO EL AÑO DE LA PANDEMIA LAS OPERACIONES?

A pesar de las dificultades del año pasado, el Grupo Mail.ru pudo ampliar su negocio y aumentar sus ingresos en un 21,2%, hasta alcanzar los 107.000 millones de rublos, proporcionando a los usuarios diversos productos y tecnologías.

Muchas empresas se replantearon los procesos internos durante la cuarentena y se volvieron más sensibles a las peticiones de los empleados. Kaspersky Lab, por ejemplo, realiza periódicamente "encuestas de pulso" para ayudar a entender cómo mejorar el clima de la empresa.

"Hubo un momento interesante: en una de estas encuestas, resultó que la gente carecía gravemente de las habituales sillas de ordenador en casa, y sugerimos a los empleados que las sacaran de la oficina", compartió Kirill Shiryaev.

En general, la pandemia se ha convertido en un serio reto para muchas empresas y las ha obligado a tomar decisiones bastante poco trascendentales en poco tiempo, mostrando al mismo tiempo flexibilidad y capacidad de adaptación, características que probablemente seguirán siendo de las más importantes en la nueva realidad económica, que aún se está formando.

Made in Russia // Hecho en Rusia

Autor: Ksenia Gustova

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