Depuis un an et demi, le monde entier vit dans des conditions de pandémie et de restrictions. Presque toutes les entreprises russes ont fait passer leurs employés au travail à distance (si c'était possible) depuis l'annonce du verrouillage en mars 2020. Ce n'est qu'en juin que les restrictions ont progressivement commencé à s'atténuer.

Aujourd'hui, les entreprises reviennent progressivement au mode d'avant le verrouillage, mais en ayant subi de nets changements. Par exemple, à la fin du mois de mai, la société de conseil Knight Frank a mené une enquête auprès de 400 entreprises internationales et a constaté qu'un tiers des locataires dans le monde prévoient de réduire de plus de 10 % leurs dépenses de bureaux.Deux autres tiers ont déjà ajusté leurs plans pour économiser en restructurant les espaces de bureaux.

Nous avons décidé de nous entretenir avec des représentants de grandes entreprises en Russie et de découvrir comment la vie de leurs bureaux a changé au cours de l'année qui a suivi la levée des restrictions.

UNE REMISE EN QUESTION URGENTE

Le 25 mars, le président russe Vladimir Poutine a prononcé un discours télévisé. C'est en fait le début du verrouillage.

Cependant, le groupe Mail.ru a déclaré à la rédaction de Made in Russia que le groupe informatique a transféré plus de 7 500 de ses employés vers le travail à distance dès le 15 mars, et que cela n'a pris qu'une journée. Et dès le mois d'avril, le processus de transition vers un format de bureau hybride a commencé. En d'autres termes, les employés peuvent désormais venir au bureau non pas pour le travail quotidien, mais pour générer des idées ensemble et interagir en équipe. Dans le même temps, chaque unité commerciale décide elle-même de la meilleure façon de travailler : à distance, en choisissant une option de travail classique ou une forme hybride.

Kaspersky Lab a commencé à envoyer des employés travailler à distance, d'abord dans les régions où le nombre d'infections est élevé, puis partout ailleurs où l'entreprise a des bureaux.

Il a fallu deux semaines à l'entreprise pour déployer l'ensemble de son personnel (qui compte 4 000 employés dans le monde). Kirill Shiryaev, responsable du centre d'expertise des ressources humaines de Kaspersky Lab, a expliqué au projet Made in Russia.

Comme toutes les entreprises devaient pour la première fois reconfigurer complètement tous les processus de travail, de nombreuses tâches étaient nouvelles pour elles.

Kaspersky Lab a mis en place un groupe de travail pour surveiller la situation du coronavirus, qui comprenait des représentants de pratiquement tous les départements, et a élaboré un guide de transition spécial pour le personnel devant travailler à distance.

"D'un point de vue technique, nos collègues eux-mêmes ont assez vite compris ce dont ils auraient besoin pendant la période d'auto-isolement : ils ont demandé à ce qu'on leur fournisse des ordinateurs portables, qu'on leur donne accès aux ressources via un VPN et un accès à distance aux ordinateurs de bureau, qu'on configure le courrier électronique de l'entreprise sur des smartphones", explique M. Shiryaev.

La charge de travail du support informatique et des départements des ressources humaines était beaucoup plus importante ces derniers temps. Par exemple, le département des ressources humaines a dû traiter environ 1 500 demandes d'employés au cours des trois premières semaines de travail à distance. C'est cinq fois plus que le flux habituel.

Le groupe Mail.ru a divisé en plusieurs groupes toutes les tâches liées à la mise en place des processus de travail dans les nouvelles réalités. Dans le premier cas, il s'agissait de l'équipement technique - la délivrance du matériel, la mise en place de l'accès à distance et la possibilité de participer à des vidéoconférences.

En outre, il a fallu adapter tous les processus RH pour travailler à distance de manière à pouvoir délivrer du matériel et signer des documents lors de l'embauche sans se rendre au bureau. "Grâce à cela, nous n'avons pas cessé d'embaucher un seul jour, même pendant les périodes de restrictions épidémiologiques les plus sévères", souligne la société.

Ensuite, l'adaptation d'autres services de soutien au nouveau format de travail a commencé, notamment un service d'assistance psychologique, l'organisation d'entraînements sportifs, de programmes de formation, d'activités de loisirs pour les familles et les enfants. "Nous avons élargi les programmes VMI et organisé un soutien pour ceux qui tombent malades, des consultations et des tests médicaux en ligne", ajoute la holding informatique.

Y AURA-T-IL UN RETOUR AUX BUREAUX ?

Le service de presse de "Sber" a indiqué à notre rédaction qu'à ce jour, la banque dispose de trois options pour le mode de travail (à distance, au bureau ou hybride), et le personnel peut choisir la plus adaptée pour lui-même. Par exemple, si un employé ne sert pas de clients et ne travaille pas avec des données personnelles, il peut travailler à domicile ou ne venir au bureau que plusieurs fois par semaine.

Entre la moitié et 80 % des employés de la banque travaillent désormais dans les bureaux de Sber, dans différentes régions.

"Une partie du personnel a choisi de travailler en mode hybride. Et nous avons décidé qu'après la pandémie, nous laisserons environ 30 % de notre personnel en mode mixte ou à distance. Nous avons déjà calculé les économies et la réduction de l'espace de bureau correspondant et nous en avons tenu compte dans notre nouveau plan d'affaires", a déclaré le service de presse.

Les employés du groupe Mail.ru reviennent eux aussi progressivement dans les bureaux, mais uniquement ceux qui ont eux-mêmes exprimé le souhait de travailler en mode traditionnel ou hybride. Environ un tiers de l'ensemble du personnel a décidé de continuer à travailler à distance.

Après la levée des restrictions, l'entreprise entend laisser la majorité des personnes travailler à distance. Seuls les événements, les séances de brainstorming et les sessions stratégiques sont prévus pour revenir au bureau.

La société a déclaré qu'elle ne réduira pas son espace, mais souhaite former dans les bureaux existants un nouvel espace de communication pour la création d'innovations et d'idées. "De nouvelles zones technologiques pour l'interaction des équipes, des salles de réunion individuelles ou des zones de travail debout seront créées pour cette tâche", a déclaré la holding informatique.

La direction de Kaspersky Lab a décidé de prolonger le format de travail à distance jusqu'en octobre. Toutefois, certaines personnes (mais pas plus de 30 % pour garantir l'efficacité des mesures de sécurité) pourront venir au bureau si elles le souhaitent.

COMMENT L'ANNÉE PANDÉMIQUE A-T-ELLE MODIFIÉ LES OPÉRATIONS ?

Malgré les difficultés de l'année dernière, le groupe Mail.ru a pu développer ses activités et augmenter son chiffre d'affaires de 21,2 %, à 107 milliards de roubles, en fournissant aux utilisateurs divers produits et technologies.

De nombreuses entreprises ont repensé leurs processus internes pendant la quarantaine et sont devenues plus sensibles aux demandes des employés. Kaspersky Lab, par exemple, réalise régulièrement des "enquêtes de pouls" pour comprendre comment améliorer le climat de l'entreprise.

"Il y a eu un moment intéressant : dans l'une de ces enquêtes, il s'est avéré que les gens manquaient cruellement des chaises d'ordinateur habituelles à la maison - et nous avons suggéré aux employés de les sortir du bureau", a partagé Kirill Shiryaev.

Dans l'ensemble, la pandémie est devenue un sérieux défi pour de nombreuses entreprises et les a obligées à prendre des décisions assez peu triviales en peu de temps, tout en faisant preuve de flexibilité et d'adaptabilité - des caractéristiques qui resteront probablement parmi les plus importantes dans la nouvelle réalité économique, qui est encore en train de se former.

Made in Russia // Fabriqué en Russie

Auteur : Ksenia Gustova