Da un anno e mezzo il mondo intero vive in condizioni e restrizioni pandemiche. Quasi tutte le aziende in Russia hanno spostato i loro dipendenti a lavorare a distanza (se era possibile) dall'annuncio del blocco nel marzo 2020. Solo a giugno le restrizioni hanno cominciato gradualmente ad allentarsi.

Oggi, le aziende stanno gradualmente tornando alla modalità pre-lockdown, ma avendo subito chiari cambiamenti. Per esempio, alla fine di maggio la società di consulenza Knight Frank ha condotto un sondaggio tra 400 aziende internazionali e ha scoperto che un terzo dei locatari di tutto il mondo prevede di ridurre la spesa per gli uffici di oltre il 10%.Altri due terzi hanno già adeguato i loro piani di risparmio ristrutturando lo spazio degli uffici.

Abbiamo deciso di parlare con gli uffici di rappresentanza delle maggiori aziende in Russia e scoprire come è cambiata la loro vita d'ufficio nell'anno successivo all'abolizione delle restrizioni.

URGENTE RIPENSAMENTO

Il presidente russo Vladimir Putin ha fatto un discorso televisivo il 25 marzo. Questo, infatti, è stato l'inizio dell'isolamento.

Tuttavia, il gruppo Mail.ru ha detto ai redattori di Made in Russia che la società informatica ha trasferito oltre 7,5 mila dei suoi dipendenti al lavoro a distanza già il 15 marzo, e ci è voluto solo un giorno per farlo. E già in aprile è iniziato il processo di transizione verso un formato di ufficio ibrido. In altre parole, i dipendenti possono ora venire in ufficio non per il lavoro quotidiano, ma per generare idee insieme e interagire in team. Allo stesso tempo, ogni business unit decide per sé come lavorare al meglio: in remoto, scegliere un'opzione di lavoro classica o una forma ibrida.

Kaspersky Lab ha iniziato a mandare i dipendenti a lavorare in remoto, prima nelle regioni con un gran numero di infezioni e poi ovunque l'azienda abbia uffici.

L'azienda ha impiegato due settimane per schierare tutto il suo personale (che comprende 4.000 dipendenti in tutto il mondo). Kirill Shiryaev, capo del centro di competenza delle risorse umane di Kaspersky Lab, ha detto al progetto Made in Russia.

Poiché tutte le aziende dovevano riconfigurare completamente tutti i processi di lavoro per la prima volta, molti compiti erano nuovi per loro.

Kaspersky Lab ha istituito una task force per monitorare la situazione del coronavirus, che comprendeva rappresentanti di quasi tutti i dipartimenti, e ha sviluppato una speciale guida di transizione per il personale che lavora in remoto.

"Dal punto di vista tecnico, i nostri stessi colleghi hanno capito abbastanza rapidamente di cosa avrebbero avuto bisogno durante il periodo di auto-isolamento: hanno chiesto di rilasciare computer portatili, fornire l'accesso alle risorse tramite VPN e accesso remoto ai desktop, impostare la posta elettronica aziendale sugli smartphone", ha detto Shiryaev.

Il carico sui dipartimenti di supporto IT e HR era molto più alto in questi giorni. Per esempio, il dipartimento HR ha dovuto elaborare circa 1,5 mila richieste dei dipendenti durante le prime tre settimane di lavoro a distanza. Questo è cinque volte di più del solito flusso.

Il gruppo Mail.ru ha diviso tutti i compiti con l'impostazione dei processi di lavoro nelle nuove realtà in diversi gruppi. Nel primo caso si trattava di attrezzature tecniche - il rilascio di attrezzature, l'impostazione di accesso remoto e la capacità di partecipare a videoconferenze.

Inoltre, è stato necessario adattare tutti i processi HR per lavorare in remoto, in modo da emettere hardware e firmare documenti durante l'assunzione senza visitare l'ufficio. "Grazie a questo, non abbiamo interrotto le assunzioni per un solo giorno anche durante i periodi di restrizioni epidemiologiche più severe", - ha sottolineato la società.

In seguito, è iniziato l'adattamento di altri servizi di supporto al nuovo formato di lavoro, tra cui un servizio di assistenza psicologica, l'organizzazione di allenamenti sportivi, programmi di formazione, attività ricreative per famiglie e bambini. "Abbiamo ampliato i programmi VMI e organizzato il supporto per coloro che si ammalano, consultazioni mediche online e test", ha aggiunto la holding IT.

CI SARÀ UN RITORNO AGLI UFFICI?

Il servizio stampa di "Sber" ha detto alla nostra redazione che ad oggi la banca ha tre opzioni per la modalità di lavoro (remoto, ufficio o ibrido), e il personale può scegliere la più adatta a sé. Per esempio, se un dipendente non serve i clienti e non lavora con i dati personali, può lavorare da casa o venire in ufficio solo alcune volte alla settimana.

Tra la metà e l'80% dei dipendenti della banca lavorano ora in uffici Sber in diverse regioni.

"Una parte del personale ha scelto di lavorare in modalità ibrida. E abbiamo deciso che dopo la pandemia lasceremo circa il 30% del nostro personale in modalità mista o remota. Abbiamo già calcolato il risparmio e la riduzione dello spazio d'ufficio corrispondente e l'abbiamo inserito nel nostro nuovo business plan", ha detto l'ufficio stampa.

Anche i dipendenti del gruppo Mail.ru stanno gradualmente tornando negli uffici, ma solo quelli che hanno espresso il desiderio di lavorare in modalità tradizionale o ibrida. Circa un terzo di tutto il personale ha deciso di continuare a lavorare in remoto.

Dopo la revoca delle restrizioni, l'azienda intende lasciare la maggior parte delle persone a lavorare in remoto. Solo eventi, sessioni di brainstorming e sessioni strategiche sono previste per tornare in ufficio.

La società ha detto che non ridurrà il suo spazio, ma vuole formare negli uffici esistenti un nuovo spazio di comunicazione per la creazione di innovazioni e idee. "Saranno create nuove aree tecnologiche per l'interazione di squadra, sale riunioni singole o aree di lavoro in piedi per questo compito", ha detto la holding IT.

La direzione di Kaspersky Lab ha deciso di estendere il formato di lavoro remoto fino a ottobre. Tuttavia, alcune persone (ma non più del 30% per garantire misure di sicurezza efficaci) possono venire in ufficio se lo desiderano.

COME HA CAMBIATO LE OPERAZIONI L'ANNO DELLA PANDEMIA?

Nonostante le difficoltà dell'ultimo anno il gruppo Mail.ru è riuscito a scalare il suo business e ad aumentare le entrate del 21,2% a 107 miliardi di rubli, fornendo agli utenti vari prodotti e tecnologie.

Molte aziende hanno ripensato i processi interni durante la quarantena e sono diventate più sensibili alle richieste dei dipendenti. Kaspersky Lab, per esempio, conduce regolarmente "indagini di polso" per aiutare a capire come migliorare il clima aziendale.

"C'è stato un momento interessante: in uno di questi sondaggi, si è scoperto che la gente mancava gravemente delle solite sedie da computer a casa - e abbiamo suggerito ai dipendenti di portarle fuori dall'ufficio", ha condiviso Kirill Shiryaev.

Nel complesso, la pandemia è diventata una sfida seria per molte aziende e le ha costrette a prendere decisioni abbastanza non banali in poco tempo, dimostrando flessibilità e adattabilità - caratteristiche che probabilmente rimarranno tra le più importanti nella nuova realtà economica, che si sta ancora formando.

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Autore: Ksenia Gustova