Há um ano e meio, o mundo inteiro vem vivendo em condições e restrições pandêmicas. Quase todas as empresas na Rússia mudaram seus funcionários para o trabalho remoto (se possível) desde o anúncio do fechamento em março de 2020. Foi somente em junho que as restrições começaram a diminuir gradualmente.

Hoje, as empresas estão voltando gradualmente ao modo de pré-bloqueio, mas tendo sofrido mudanças claras. Por exemplo, no final de maio, a empresa de consultoria Knight Frank realizou uma pesquisa entre 400 empresas internacionais e constatou que um terço dos inquilinos em todo o mundo planeja reduzir os gastos com escritórios em mais de 10%. Outros dois terços já ajustaram seus planos para economizar, reestruturando o espaço de escritórios.

Decidimos conversar com escritórios de representação de grandes empresas na Rússia e descobrir como a vida de seus escritórios mudou no ano desde que as restrições foram levantadas.

REPENSAR COM URGÊNCIA

O presidente russo Vladimir Putin fez um discurso televisionado em 25 de março. Este, de fato, foi o início do bloqueio.

Entretanto, o Grupo Mail.ru disse aos editores do Made in Russia que a empresa de TI transferiu mais de 7,5 mil de seus funcionários para o trabalho remoto em 15 de março, e levou apenas um dia para fazer isso. E já em abril, o processo de transição para um formato híbrido de escritório começou. Em outras palavras, os funcionários agora podem vir ao escritório não para trabalhar no dia-a-dia, mas para gerar idéias em conjunto e interagir em equipe. Ao mesmo tempo, cada unidade de negócios decide por si mesma como melhor trabalhar: remotamente, escolha uma opção clássica de trabalho ou uma forma híbrida.

A Kaspersky Lab começou a enviar funcionários para trabalhar remotamente, primeiro em regiões com um grande número de infecções e depois em qualquer outro lugar onde a empresa tenha escritórios.

A empresa levou duas semanas para enviar todo o seu pessoal (que inclui 4.000 funcionários em todo o mundo). Kirill Shiryaev, chefe do Centro de Recursos Humanos Especializado da Kaspersky Lab, disse ao projeto Made in Russia.

Como todas as empresas deveriam reconfigurar completamente todos os processos de trabalho pela primeira vez, muitas tarefas eram novas para elas.

A Kaspersky Lab criou uma força-tarefa para monitorar a situação do coronavírus, que incluiu representantes de praticamente todos os departamentos, e desenvolveu um guia especial de transição para o pessoal trabalhar remotamente.

"Do ponto de vista técnico, nossos próprios colegas entenderam rapidamente o que precisariam durante o período de auto-isolamento: eles pediram para emitir laptops, fornecer acesso a recursos via VPN e acesso remoto aos desktops, configurar e-mail corporativo em smartphones", disse Shiryaev.

A carga no suporte de TI e nos departamentos de RH era muito maior hoje em dia. Por exemplo, o departamento de RH teve que processar cerca de 1,5 mil solicitações de funcionários durante as três primeiras semanas de trabalho remoto. Isto é cinco vezes mais do que o fluxo habitual.

O Grupo Mail.ru dividiu todas as tarefas com o estabelecimento de processos de trabalho nas novas realidades em vários grupos. No primeiro caso, tratou-se de equipamentos técnicos - a emissão de equipamentos, a instalação de acesso remoto e a possibilidade de participar de videoconferência.

Além disso, era necessário adaptar todos os processos de RH para trabalhar remotamente, de forma a emitir hardware e assinar documentos durante a contratação sem visitar o escritório. "Graças a isto, não paramos de contratar por um único dia mesmo durante os períodos de mais severas restrições epidemiológicas", - enfatizou a corporação.

Depois disso, iniciou-se a adaptação de outros serviços de apoio ao novo formato de trabalho, incluindo um serviço de assistência psicológica, organização de treinamento esportivo, programas de treinamento, atividades de lazer da família e das crianças. "Expandimos os programas de VMI e organizamos apoio para aqueles que adoecem, consultas médicas e testes on-line", acrescentou a holding de TI.

HAVERÁ UM RETORNO AOS ESCRITÓRIOS?

O serviço de imprensa da "Sber" disse ao nosso escritório editorial que até o momento o banco tem três opções de modo de trabalho (remoto, escritório ou híbrido), e o pessoal pode escolher a mais adequada para si mesmo. Por exemplo, se um funcionário não atende clientes e não trabalha com dados pessoais, ele pode trabalhar de casa ou vir ao escritório apenas várias vezes por semana.

Entre metade e 80% dos funcionários do banco agora trabalham em escritórios da Sber em diferentes regiões.

"Parte do pessoal optou por trabalhar em modo híbrido. E decidimos que, após a pandemia, deixaremos cerca de 30% de nosso pessoal em modo misto ou remoto". Já calculamos a economia e a redução do espaço de escritório correspondente e a incluímos em nosso novo plano de negócios", disse o escritório de imprensa.

Os funcionários do Grupo Mail.ru estão voltando gradualmente aos escritórios também, mas somente aqueles que expressaram o desejo de trabalhar em modo tradicional ou híbrido eles mesmos. Cerca de um terço de todo o pessoal decidiu continuar trabalhando remotamente.

Após o levantamento das restrições, a empresa pretende deixar a maioria das pessoas que trabalham remotamente. Somente eventos, sessões de brainstorming e sessões estratégicas são planejadas para retornar ao escritório.

A corporação disse que não vai reduzir seu espaço, mas quer formar nos escritórios existentes um novo espaço de comunicação para a criação de inovações e idéias. "Serão criadas novas áreas tecnológicas para interação de equipes, salas de reunião individuais ou áreas de trabalho em pé para esta tarefa", disse o holding de TI.

A gerência da Kaspersky Lab decidiu estender o formato de trabalho remoto até outubro. Entretanto, algumas pessoas (mas não mais de 30% para garantir medidas de segurança eficazes) podem vir ao escritório se assim o desejarem.

COMO O ANO PANDÊMICO MUDOU AS OPERAÇÕES?

Apesar das dificuldades do último ano, o Grupo Mail.ru foi capaz de ampliar seus negócios e aumentar a receita em 21,2% para 107 bilhões de rublos, fornecendo aos usuários vários produtos e tecnologias.

Muitas empresas repensaram os processos internos durante a quarentena e se tornaram mais sensíveis às solicitações dos funcionários. Kaspersky Lab, por exemplo, realiza regularmente "pesquisas de pulso" para ajudar a entender como melhorar o clima da empresa.

"Houve um momento interessante: em uma dessas pesquisas, descobriu-se que as pessoas careciam muito das cadeiras de computador usuais em casa - e sugerimos que os funcionários as tirassem do escritório", compartilhou Kirill Shiryaev.

Em geral, a pandemia se tornou um sério desafio para muitas empresas e as obrigou a tomar decisões bastante não triviais em pouco tempo, mostrando ao mesmo tempo flexibilidade e adaptabilidade - características que provavelmente permanecerão entre as mais importantes da nova realidade econômica, que ainda está se formando.

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Autor: Ksenia Gustova