Há um ano e meio que o mundo inteiro vive em condições e restrições pandémicas. Quase todas as empresas na Rússia mudaram os seus empregados para o trabalho remoto (se possível) desde o anúncio do encerramento em Março de 2020. Foi apenas em junho que as restrições começaram a diminuir gradualmente.

Hoje, as empresas estão voltando gradualmente ao modo de pré-lockdown, mas tendo sofrido mudanças claras. Por exemplo, no final de maio, a empresa de consultoria Knight Frank realizou uma pesquisa entre 400 empresas internacionais e constatou que um terço dos inquilinos em todo o mundo planeja reduzir os gastos com escritórios em mais de 10%. Outros dois terços já ajustaram seus planos para economizar, reestruturando o espaço de escritórios.

Decidimos conversar com escritórios de representação de grandes empresas na Rússia e descobrir como a vida de seus escritórios mudou no ano desde que as restrições foram levantadas.

REPENSAR URGENTEMENTE

O presidente russo Vladimir Putin fez um discurso televisivo no dia 25 de Março. Este, na verdade, foi o início do encerramento.

No entanto, o Grupo Mail.ru disse aos editores do Made in Russia que a empresa de TI transferiu mais de 7,5 mil dos seus funcionários para o trabalho remoto no dia 15 de Março, e demorou apenas um dia para o fazer. E já em abril, o processo de transição para um formato híbrido de escritório começou. Em outras palavras, os funcionários agora podem vir ao escritório não para o trabalho do dia-a-dia, mas para gerar idéias em conjunto e interagir em equipe. Ao mesmo tempo, cada unidade de negócios decide por si mesma como melhor trabalhar: remotamente, escolha uma opção clássica de trabalho ou uma forma híbrida.

Kaspersky Lab começou a enviar funcionários para trabalhar remotamente, primeiro em regiões com um grande número de infecções e depois em qualquer outro lugar onde a empresa tenha escritórios.

A empresa levou duas semanas para implantar todo o seu pessoal (o que inclui 4.000 funcionários em todo o mundo). Kirill Shiryaev, chefe do Centro de Especialização de Recursos Humanos da Kaspersky Lab, disse ao projeto Made in Russia.

Como todas as companhias deveriam reconfigurar completamente todos os processos de trabalho pela primeira vez, muitas tarefas eram novas para elas.

Kaspersky Lab criou uma força tarefa para monitorar a situação do coronavírus, que incluiu representantes de virtualmente todos os departamentos, e desenvolveu um guia especial de transição para o pessoal trabalhar remotamente.

"Do ponto de vista técnico, os nossos próprios colegas compreenderam rapidamente o que precisariam durante o período de auto-isolamento: pediram para emitir computadores portáteis, fornecer acesso a recursos via VPN e acesso remoto a desktops, configurar e-mail corporativo em smartphones," disse Shiryaev.

A carga no suporte de TI e nos departamentos de RH era muito maior hoje em dia". Por exemplo, o departamento de RH teve que processar cerca de 1,5 mil solicitações de funcionários durante as três primeiras semanas de trabalho remoto. Isto é cinco vezes mais do que o fluxo habitual.

O grupo Mail.ru dividiu todas as tarefas com a configuração dos processos de trabalho nas novas realidades em vários grupos. No primeiro caso, tratou-se de equipamentos técnicos - a emissão de equipamentos, a configuração de acesso remoto e a possibilidade de participar em videoconferência.

Além disso, foi necessário adaptar todos os processos de RH para trabalhar remotamente, de forma a emitir hardware e assinar documentos durante a contratação sem visitar o escritório. "Graças a isso, não paramos de contratar por um único dia, mesmo durante os períodos de mais severas restrições epidemiológicas", - ressaltou a corporação.

Depois disso, iniciou-se a adaptação de outros serviços de apoio ao novo formato de trabalho, incluindo um serviço de assistência psicológica, organização de treinamento esportivo, programas de treinamento, atividades de lazer da família e das crianças. "Expandimos os programas de VMI e organizamos apoio aos doentes, consultas médicas e testes on-line", acrescentou a holding de TI.

HAVERÁ UM RETORNO AOS ESCRITÓRIOS?

O serviço de imprensa de "Sber" disse à nossa redacção que, até à data, o banco tem três opções de modo de trabalho (remoto, escritório ou híbrido), e o pessoal pode escolher a mais adequada para si. Por exemplo, se um funcionário não atende clientes e não trabalha com dados pessoais, ele pode trabalhar de casa ou vir ao escritório apenas várias vezes por semana.

Entre metade e 80% dos funcionários do banco trabalham agora em escritórios da Sber em diferentes regiões.

"Parte dos funcionários optou por trabalhar em modo híbrido. E decidimos que, após a pandemia, deixaremos cerca de 30% do nosso pessoal em modo misto ou remoto". Já calculamos a poupança e a redução do espaço de escritórios correspondente e incluímo-la no nosso novo plano de negócios", disse o gabinete de imprensa.

Os funcionários do Grupo Mail.ru estão voltando gradualmente aos escritórios também, mas apenas aqueles que expressaram o desejo de trabalhar em modo tradicional ou híbrido eles mesmos. Cerca de um terço de todo o pessoal decidiu continuar a trabalhar remotamente.

Após o levantamento das restrições, a empresa pretende deixar a maioria das pessoas a trabalhar remotamente. Somente eventos, sessões de brainstorming e sessões estratégicas são planejadas para retornar ao escritório.

A corporação disse que não vai reduzir seu espaço, mas quer formar nos escritórios existentes um novo espaço de comunicação para a criação de inovações e idéias. "Serão criadas novas áreas tecnológicas para a interação de equipes, salas de reuniões individuais ou áreas de trabalho em pé para essa tarefa", disse o holding de TI.

A gerência da Kaspersky Lab decidiu estender o formato de trabalho remoto até outubro. Contudo, algumas pessoas (mas não mais de 30% para assegurar medidas de segurança eficazes) podem vir ao escritório, se assim o desejarem.

COMO É QUE O ANO PANDÉMICO MUDOU AS OPERAÇÕES?

Apesar das dificuldades do último ano, o Grupo Mail.ru foi capaz de escalar seus negócios e aumentar a receita em 21,2% para 107 bilhões de rublos, fornecendo aos usuários vários produtos e tecnologias.

Muitas empresas repensaram os processos internos durante a quarentena e se tornaram mais sensíveis às solicitações dos funcionários. Kaspersky Lab, por exemplo, conduz regularmente "pesquisas de pulso" para ajudar a compreender como melhorar o clima da companhia.

"Houve um momento interessante: em uma dessas pesquisas, descobriu-se que as pessoas não tinham as cadeiras de computador usuais em casa - e sugerimos que os funcionários as tirassem do escritório", compartilhou Kirill Shiryaev.

Em geral, a pandemia tornou-se um sério desafio para muitas empresas e forçou-as a tomar decisões bastante não triviais em pouco tempo, ao mesmo tempo em que mostrou flexibilidade e adaptabilidade - características que provavelmente permanecerão entre as mais importantes da nova realidade económica, que ainda está a ser formada.

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Autor: Ksenia Gustova