Sinds anderhalf jaar leeft de hele wereld in pandemische omstandigheden en beperkingen. Bijna alle bedrijven in Rusland hebben sinds de aankondiging van de lockdown in maart 2020 hun werknemers op afstand laten werken (als dat al mogelijk was). Pas in juni begonnen de beperkingen geleidelijk af te nemen.

Vandaag keren de bedrijven geleidelijk terug naar de modus van vóór de lockdown, maar hebben ze duidelijke veranderingen ondergaan. Eind mei voerde het consultancybedrijf Knight Frank bijvoorbeeld een enquête uit bij 400 internationale bedrijven en kwam tot de bevinding dat een derde van de huurders over de hele wereld van plan is de uitgaven voor kantoren met meer dan 10% te verminderen.Nog eens twee derde heeft zijn besparingsplannen al aangepast door de kantoorruimte te herstructureren.

Wij besloten te praten met representatieve kantoren van grote bedrijven in Rusland en te achterhalen hoe hun kantoorleven is veranderd in het jaar sinds de beperkingen werden opgeheven.

DRINGEND HEROVERWEGEN

De Russische president Vladimir Poetin heeft op 25 maart een televisietoespraak gehouden. Dit was in feite het begin van de lockdown.

De Mail.ru Group vertelde de redactie van Made in Russia echter dat het IT-bedrijf al op 15 maart meer dan 7,5 duizend van zijn werknemers op afstand heeft laten werken, en dat daarvoor maar één dag nodig was. En al in april begon het overgangsproces naar een hybride kantoorvorm. Dat wil zeggen dat medewerkers nu niet meer naar kantoor komen voor het dagelijkse werk, maar om samen ideeën op te doen en in teams samen te werken. Tegelijkertijd bepaalt elk bedrijfsonderdeel zelf hoe het het beste kan werken: op afstand, kiezen voor een klassieke werkvorm of een hybride vorm.

Kaspersky Lab is begonnen met medewerkers op afstand te laten werken, eerst in regio's met een groot aantal besmettingen en daarna overal waar het bedrijf kantoren heeft.

Het kostte het bedrijf twee weken om al zijn personeel (dat wereldwijd 4.000 werknemers telt) in te zetten. Kirill Shiryaev, hoofd van Kaspersky Lab's Human Resources Center of Expertise, vertelde dit aan het Made in Russia project.

Omdat alle bedrijven voor het eerst alle werkprocessen volledig moesten herconfigureren, waren veel taken nieuw voor hen.

Kaspersky Lab richtte een taskforce op om de situatie rond het coronavirus in de gaten te houden, waarin vertegenwoordigers van vrijwel alle afdelingen zitting hadden, en ontwikkelde een speciale overgangsgids voor personeel om op afstand te werken.

"Vanuit technisch oogpunt begrepen onze collega's zelf snel genoeg wat ze nodig zouden hebben tijdens de periode van zelfisolatie: ze vroegen om laptops uit te reiken, toegang tot bronnen te verschaffen via VPN en toegang op afstand tot desktops, zakelijke e-mail op smartphones in te stellen," aldus Shiryaev.

De druk op de IT- en HR-afdelingen was deze dagen veel groter. De HR-afdeling moest bijvoorbeeld ongeveer 1,5 duizend verzoeken van werknemers verwerken tijdens de eerste drie weken van het werken op afstand. Dit is vijf keer meer dan de gebruikelijke stroom.

Mail.ru Group verdeelde alle taken met betrekking tot het opzetten van werkprocessen in de nieuwe realiteit in verschillende groepen. In het eerste geval ging het om technische apparatuur - de uitgifte van apparatuur, het opzetten van toegang op afstand en het bieden van de mogelijkheid om deel te nemen aan videoconferenties.

Daarnaast was het nodig om alle HR-processen aan te passen om op afstand te kunnen werken, zodat tijdens de aanwerving hardware kan worden uitgegeven en documenten kunnen worden ondertekend zonder dat het kantoor hoeft te worden bezocht. "Dankzij dit hebben we de aanwerving geen enkele dag stilgelegd, zelfs niet tijdens de perioden van de meest ernstige epidemiologische beperkingen", - benadrukte het bedrijf.

Daarna begon de aanpassing van andere ondersteunende diensten aan de nieuwe werkvorm, waaronder een dienst van psychologische bijstand, organisatie van sporttraining, trainingsprogramma's, vrijetijdsactiviteiten voor gezinnen en kinderen. "We hebben de VMI-programma's uitgebreid en steun georganiseerd voor mensen die ziek worden, online medische consulten en tests," voegde de IT-holding eraan toe.

KOMT ER EEN TERUGKEER NAAR DE KANTOREN?

De persdienst van "Sber" vertelde onze redactie dat de bank tot op heden drie opties heeft voor de werkmodus (op afstand, op kantoor of hybride), en het personeel kan kiezen welke het meest geschikt is voor henzelf. Als een werknemer bijvoorbeeld geen klanten bedient en niet met persoonsgegevens werkt, kan hij thuis werken of slechts enkele keren per week naar kantoor komen.

Tussen de helft en 80% van de werknemers van de bank werkt nu in Sber-kantoren in verschillende regio's.

"Een deel van het personeel heeft ervoor gekozen om in hybride modus te werken. En we hebben besloten dat we na de pandemie ongeveer 30% van ons personeel in gemengde of remote modus zullen laten werken. We hebben de besparingen en de vermindering van de bijbehorende kantoorruimte al berekend en meegenomen in ons nieuwe bedrijfsplan", aldus het persbureau.

Ook de werknemers van Mail.ru Group keren geleidelijk terug naar de kantoren, maar alleen diegenen die zelf de wens hebben geuit om in traditionele of hybride modus te werken. Ongeveer een derde van alle medewerkers heeft besloten om op afstand te blijven werken.

Nadat de beperkingen zijn opgeheven, is het bedrijf van plan om de meerderheid van de mensen op afstand te laten werken. Het is de bedoeling dat alleen evenementen, brainstormsessies en strategische sessies terugkeren naar kantoor.

Het bedrijf zei dat het zijn ruimte niet zal verkleinen, maar in de bestaande kantoren een nieuwe communicatieruimte wil vormen voor de creatie van innovaties en ideeën. "Voor deze taak zullen nieuwe technologische ruimtes voor teaminteractie, afzonderlijke vergaderruimtes of staande werkplekken worden gecreëerd", aldus de IT-holding.

De directie van Kaspersky Lab heeft besloten om de formule voor werken op afstand te verlengen tot oktober. Sommige mensen (maar niet meer dan 30% om effectieve veiligheidsmaatregelen te garanderen) mogen echter naar kantoor komen als ze dat willen.

HOE HEEFT HET PANDEMIEJAAR DE BEDRIJFSVOERING VERANDERD?

Ondanks de moeilijkheden van het voorbije jaar is Mail.ru Group erin geslaagd zijn activiteiten uit te breiden en zijn inkomsten met 21,2% te verhogen tot 107 miljard roebel door gebruikers diverse producten en technologieën aan te bieden.

Veel bedrijven hebben tijdens de quarantaine hun interne processen heroverwogen en zijn gevoeliger geworden voor verzoeken van werknemers. Kaspersky Lab, bijvoorbeeld, voert regelmatig "pulse surveys" uit om te helpen begrijpen hoe het klimaat van het bedrijf kan worden verbeterd.

"Er was een interessant moment: in een van deze enquêtes bleek dat mensen thuis een ernstig gebrek hadden aan de gebruikelijke computerstoelen - en we stelden voor dat werknemers deze mee naar buiten namen," deelde Kirill Shiryaev mee.

Over het geheel genomen is de pandemie voor veel bedrijven een serieuze uitdaging geworden en heeft ze hen gedwongen om in korte tijd tamelijk onbelangrijke beslissingen te nemen en daarbij blijk te geven van flexibiliteit en aanpassingsvermogen - eigenschappen die waarschijnlijk tot de belangrijkste zullen blijven behoren in de nieuwe economische realiteit, die zich nog aan het vormen is.

Made in Russia // Gemaakt in Rusland

Auteur: Ksenia Gustova