Уже полтора года весь мир живет в пандемийных условиях и ограничениях. Практически все компании в России после объявления локдауна в марте 2020-го перевели своих сотрудников на удаленку (если это было возможно). И только в июне ограничения постепенно начали ослабевать.

Сегодня компании постепенно возвращаются в доковидное русло, но претерпев явные изменения. Например, в конце мая консалтинговая компания Knight Frank провела опрос среди 400 международных компаний и выяснила, что треть арендаторов по всему миру планирует сократить расходы на офисы более чем на 10%.Еще две трети уже скорректировали свои планы для того, чтобы сэкономить за счет реструктуризации офисных пространств.

Мы решили пообщаться с представительствами крупных компаний в России и выяснить, как изменилась их офисная жизнь за год с момента снятия ограничений.

ЭКСТРЕННОЕ ПЕРЕОСМЫСЛЕНИЕ

Президент России Владимир Путин выступил с телевизионным обращением 25 марта. Это, по сути, и стало началом локдауна.

Однако в Mail.ru Group редакции «Сделано в России» рассказали, что IT-корпорация перевела свыше 7,5 тысячи своих сотрудников на дистанционную работу еще 15 марта, и на это потребовался всего один день. А уже в апреле начался переходный процесс к формату гибридного офиса. Иными словам, теперь сотрудники могут приезжать в офис не для ежедневной работы, а для того, чтобы вместе генерировать идеи и взаимодействовать в командах. При этом каждое подразделение самостоятельно решает, как ему лучше работать: дистанционно, выбрать классический вариант работы или гибридную форму.

В «Лаборатории Касперского» отправлять сотрудников на удаленку в первую очередь начали в регионах с большим количеством зараженных, а затем повсюду, где есть представительства компании.

На то, чтобы перевести весь персонал (а это штат из четырех тысяч человек по всему миру) компании потребовалось две недели. Об этом проекту «Сделано в России» рассказал руководитель центра экспертизы по управлению персоналом в «Лаборатории Касперского» Кирилл Ширяев.

Поскольку всем компаниям впервые предстояло полностью перенастроить все рабочие процессы, то и многие задачи становились в новинку.

В «Лаборатории Касперского» для мониторинга ситуации по коронавирусу создали оперативный штаб, куда вошли представители практически всех отделов, а для персонала разработали специальное руководство по переходу на удаленку.

«С технической точки зрения наши коллеги сами достаточно быстро поняли, что им будет необходимо в период самоизоляции: просили выдать ноутбуки, предоставить доступ к ресурсам через VPN и удаленный доступ к рабочим местам, настроить корпоративную почту на смартфонах», - рассказал Ширяев.

Нагрузка в эти дни на IT-поддержку и HR была на порядок выше. Например, HR-департаменту за первые три недели удаленной работы пришлось обработать около 1,5 тысячи запросов сотрудников. Это в пять раз больше обычного потока.

В Mail.ru Group все задачи с налаживанием рабочих процессов в новых реалиях поделили на несколько групп. В первом случае речь шла о техническом оснащении – это выдача техники, настройка удаленного доступа и обеспечение возможности участвовать в видеоконференциях.

Кроме этого, требовалось адаптировать все HR-процессы к дистанционной работе таким образом, чтобы при приеме на работу выдавать аппаратуру и подписывать документы без посещения офиса. «Благодаря этому мы не прекращали найм ни на один день даже в периоды самых жестких эпидемиологических ограничений», - подчеркнули в корпорации.

После этого началась адаптация остальных сервисов поддержки под новый формат работы, включая сервис психологической помощи, организацию спортивных тренировок, обучающих программ, семейного и детского досуга. «Мы расширили программы ДМС и организовали сопровождение заболевших, медицинские онлайн-консультации и тестирования», - добавили в IT-холдинге.

ПРОИЗОЙДЕТ ЛИ ВОЗВРАЩЕНИЕ В ОФИСЫ?

В пресс-службе «Сбера» нашей редакции рассказали, что на сегодняшний день в банке существуют три варианта режима работы (удаленка, офис или гибридный вариант), и персонал может выбрать наиболее подходящий для себя. К примеру, если сотрудник не обслуживает клиентов и не работает с персональными данными, то он может полностью работать из дома или приезжать в офис только несколько раз в неделю.

Сейчас в разных регионах в офисах Сбера работают от половины до 80% сотрудников банка.

«Часть персонала выбрала работу гибридном режиме. И мы приняли решение о том, что после пандемии оставим примерно 30% своих сотрудников в смешанном или удаленном режиме. Мы уже посчитали экономию и сокращение соответствующих офисных помещений и учли в нашем новом бизнес-плане», - рассказали в пресс-службе.

В офисы постепенно возвращают и сотрудников Mail.ru Group, но только тех, кто сам изъявил желание работать в традиционном или гибридном режиме. Около трети всего штата решили продолжить работать дистанционно.

После снятия ограничений компания намерена оставить большинство людей на удаленке. В офис планируется вернуть только мероприятия, «мозговые штурмы» и стратегические сессии.

В корпорации заявили, что не будут сокращать свои площади, но хотят сформировать в уже существующих офисах новое коммуникационное пространство для создания инноваций и идей. «Под эту задачу будут создаваться новые технологичные зоны для взаимодействия команд, одиночные переговорные или зоны для работы стоя», - отметили в IT-холдинге.

Руководство «Лаборатории Касперского» приняло решение продлить удаленный формат работы до октября. Однако часть людей (но не более 30% для эффективного обеспечения мер безопасности) могут по желанию приезжать в офис.

КАК ИЗМЕНИЛ РАБОТУ ПАНДЕМИЙНЫЙ ГОД?

Несмотря на трудности прошлого года группа Mail.ru смогла масштабировать бизнес и увеличить выручку на 21,2% до 107 миллиардов рублей за счет предоставления пользователям различных продуктов и технологий.

Многие компании за время карантина переосмыслили внутренние процессы и стали более чувствительны к запросам сотрудников. В «Лаборатории Касперского», например, регулярно проводят «пульс-опросы», которые помогают понять, как улучшить климат в компании.

«Был интересный момент: в ходе одного из таких опросов выяснилось, что дома людям сильно не хватало привычных компьютерных кресел — и мы предложили сотрудникам забрать из офиса», - поделился Кирилл Ширяев.

В целом пандемия стала серьезным вызовом для многих компаний и заставила принимать довольно нетривиальные решения в сжатые сроки, проявляя при этом гибкость и адаптивность – характеристики, которые, по всей видимости, останутся одними из важных в новой экономической реальности, которая еще продолжает формироваться.

Сделано в России // Made in Russia

Автор: Ксения Густова