Już od półtora roku cały świat żyje w warunkach pandemii i ograniczeń. Niemal wszystkie firmy w Rosji od momentu ogłoszenia blokady w marcu 2020 r. przeniosły swoich pracowników do pracy zdalnej (o ile było to możliwe). Dopiero w czerwcu restrykcje zaczęły stopniowo ustępować.

Obecnie firmy stopniowo wracają do trybu sprzed blokady, ale po wyraźnych zmianach. Na przykład pod koniec maja firma doradcza Knight Frank przeprowadziła ankietę wśród 400 międzynarodowych firm i okazało się, że jedna trzecia najemców na całym świecie planuje zmniejszyć wydatki na biura o ponad 10 proc. Kolejne dwie trzecie już dostosowało swoje plany do oszczędności poprzez restrukturyzację powierzchni biurowej.

Postanowiliśmy porozmawiać z przedstawicielstwami największych firm w Rosji i dowiedzieć się, jak zmieniło się ich życie biurowe w ciągu roku od zniesienia ograniczeń.

PILNE PRZEMYŚLENIA

Prezydent Rosji Władimir Putin wygłosił przemówienie telewizyjne 25 marca. Był to w rzeczywistości początek blokady.

Jednak Mail.ru Group poinformowała redakcję Made in Russia, że korporacja informatyczna już 15 marca przeniosła do pracy zdalnej ponad 7,5 tys. swoich pracowników, a zajęło jej to zaledwie jeden dzień. A już w kwietniu rozpoczął się proces przejścia na hybrydowy format biura. Innymi słowy, pracownicy mogą teraz przychodzić do biura nie po to, by wykonywać codzienną pracę, ale by wspólnie generować pomysły i współdziałać w zespołach. Jednocześnie każda jednostka biznesowa sama decyduje, w jaki sposób najlepiej pracować: zdalnie, wybrać klasyczną opcję pracy lub formę hybrydową.

Kaspersky Lab zaczął wysyłać pracowników do pracy zdalnej, najpierw w regionach o dużej liczbie infekcji, a następnie wszędzie tam, gdzie firma ma swoje biura.

Firma potrzebowała dwóch tygodni, aby oddelegować cały swój personel (który liczy 4 000 pracowników na całym świecie). Kirill Shiryaev, szef Centrum Ekspertyz Zasobów Ludzkich Kaspersky Lab, opowiedział o projekcie Made in Russia.

Ponieważ wszystkie firmy miały po raz pierwszy całkowicie zrekonfigurować wszystkie procesy pracy, wiele zadań było dla nich nowych.

Kaspersky Lab utworzył grupę zadaniową do monitorowania sytuacji związanej z koronawirusem, w skład której weszli przedstawiciele praktycznie wszystkich działów, oraz opracował specjalny przewodnik przejścia dla personelu do pracy zdalnej.

"Z technicznego punktu widzenia nasi koledzy sami dość szybko zrozumieli, co będzie im potrzebne w okresie samoizolacji: poprosili o wydanie laptopów, zapewnienie dostępu do zasobów za pośrednictwem VPN i zdalnego dostępu do komputerów stacjonarnych, skonfigurowanie firmowej poczty elektronicznej na smartfonach" - powiedział Shiryaev.

W tych dniach obciążenie działów wsparcia IT i kadr było znacznie większe. Na przykład, w ciągu pierwszych trzech tygodni pracy zdalnej dział kadr musiał rozpatrzyć około 1,5 tysiąca wniosków pracowników. To jest pięć razy więcej niż zwykle.

Mail.ru Group podzieliła wszystkie zadania z ustawieniem procesów pracy w nowych realiach na kilka grup. W pierwszym przypadku chodziło o wyposażenie techniczne - wydanie sprzętu, ustanowienie zdalnego dostępu i zapewnienie możliwości udziału w wideokonferencjach.

Dodatkowo konieczne było dostosowanie wszystkich procesów HR do pracy zdalnej w taki sposób, aby wydawać sprzęt i podpisywać dokumenty podczas zatrudniania bez konieczności wizyty w biurze. "Dzięki temu nawet w okresach największych ograniczeń epidemiologicznych nie wstrzymywaliśmy rekrutacji ani na jeden dzień" - podkreślono w korporacji.

Następnie rozpoczęto dostosowywanie innych usług wsparcia do nowego formatu pracy, w tym usługi pomocy psychologicznej, organizacji treningów sportowych, programów szkoleniowych, wypoczynku dla rodzin i dzieci. "Rozszerzyliśmy programy VMI i zorganizowaliśmy wsparcie dla osób, które zachorowały, konsultacje i badania medyczne online" - dodał holding IT.

CZY BĘDZIE POWRÓT DO BIUR?

Służba prasowa "Sber" powiedziała naszej redakcji, że na razie bank ma trzy opcje trybu pracy (zdalny, biurowy lub hybrydowy), a pracownicy mogą wybrać najbardziej odpowiedni dla siebie. Na przykład, jeśli pracownik nie obsługuje klientów i nie pracuje z danymi osobowymi, może pracować w domu lub przychodzić do biura tylko kilka razy w tygodniu.

Od połowy do 80 proc. pracowników banku pracuje obecnie w biurach Sber w różnych regionach.

"Część pracowników zdecydowała się na pracę w trybie hybrydowym. I zdecydowaliśmy, że po pandemii pozostawimy około 30% pracowników w trybie mieszanym lub zdalnym. Już obliczyliśmy oszczędności i zmniejszenie odpowiedniej powierzchni biurowej i uwzględniliśmy to w naszym nowym planie biznesowym" - poinformowało biuro prasowe.

Pracownicy Mail.ru Group również stopniowo wracają do biur, ale tylko ci, którzy sami wyrazili chęć pracy w trybie tradycyjnym lub hybrydowym. Około jedna trzecia wszystkich pracowników zdecydowała się kontynuować pracę zdalną.

Po zniesieniu ograniczeń, firma zamierza pozostawić większość osób pracujących zdalnie. Do biura mają wrócić jedynie eventy, burze mózgów i sesje strategiczne.

Korporacja zapowiedziała, że nie będzie zmniejszać powierzchni, ale chce w istniejących biurach stworzyć nową przestrzeń komunikacyjną do tworzenia innowacji i pomysłów. "W tym celu zostaną stworzone nowe obszary technologiczne do interakcji zespołowych, pojedyncze pokoje spotkań lub obszary do pracy stojącej" - poinformował holding IT.

Kierownictwo Kaspersky Lab zdecydowało się przedłużyć format pracy zdalnej do października. Jednak niektóre osoby (ale nie więcej niż 30%, aby zapewnić skuteczne środki bezpieczeństwa) mogą przyjść do biura, jeśli wyrażą taką chęć.

JAK ROK PANDEMII ZMIENIŁ OPERACJE?

Pomimo trudności ostatniego roku Mail.ru Group była w stanie zwiększyć skalę swojej działalności i zwiększyć przychody o 21,2% do 107 miliardów rubli, dostarczając użytkownikom różne produkty i technologie.

Wiele firm przemyślało wewnętrzne procesy podczas kwarantanny i stało się bardziej wrażliwych na prośby pracowników. Kaspersky Lab, na przykład, regularnie przeprowadza "badania pulsu", aby pomóc zrozumieć, jak poprawić klimat w firmie.

"W jednym z takich badań okazało się, że ludziom bardzo brakowało w domach zwykłych krzeseł komputerowych - zasugerowaliśmy więc, aby pracownicy zabrali je ze sobą do biura" - powiedział Kirill Shiryaev.

Ogólnie rzecz biorąc, pandemia stała się poważnym wyzwaniem dla wielu firm i zmusiła je do podjęcia w krótkim czasie dość nietrywialnych decyzji, wykazując przy tym elastyczność i zdolność adaptacji - cechy, które prawdopodobnie pozostaną jednymi z najważniejszych w nowej rzeczywistości gospodarczej, która dopiero się kształtuje.

Made in Russia // Made in Russia

Autor: Ksenia Gustova